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“协调之难”的解决之道
发布时间:2012-08-28  文章来源:未知   点击:

 

——职责分解矩阵与结构化的岗位说明书

 

韩骁毅
北京航空航天大学工商管理研究生。
专长领域:组织行为、工作标准开发、任职资格标准开发、绩效管理设计
与优化等。现为华夏基石管理咨询集团资深咨询师
 
曾在国有大型上市公司工作9年、担任管理职务4年;曾参与连展科技有限公司、上海晨光控股有限公司、雅安三九组织结构优化与岗位评估、宁波球冠工作标准和绩效优化设计、北京东方红任职资格标准开发、薪酬与绩效管理优化等项目。
 
 
  职能型的组织中,部门之间的协调一直是个难题。对于这个问题,经常听到这样的声音:“我们部门与其它部门之间总是协调很困难,内耗严重。”“职责界定不清导致部门人员工作目标不很明确,影响工作效率和质量,一段时间后就严重挫伤了工作积极性。” “工作中往往要么重复作业,交叉作业,要么工作脱节,总之效率很低。”
  难以协调是职能型组织本身固有的缺陷,因为专业化的职能分工将工作过程进行了纵向或横向的切割,人为分成了不同的职能区块,形成多个职能管理系统。完成一项工作,需要各部门密切配合,协调一致行动。但现实情况是每个部门习惯于从自己的专业角度进行判断与思考,从而产生部门目标与整体目标的冲突与矛盾,这是出现协调问题的主要原因。此外,协调困难还具有极强的传染性和扩散性,即使开始时仅涉及少数部门,但如果不能妥善解决,很快就会扩散到更大的范围,直至发展为整个公司的协调难题。
  整个扩散过程可以参见下图的示例:刚开始,组织中仅有2个部门(A、B)出现协调问题,但如果不能妥善处理其中的矛盾,就可能出现关系的恶化。那么,所有与A、B相关的系统都会受到波及,就发展到第二步,不协调的系统会增大(即使仅仅只有一个部门C加入其中,不协调的部门组合就会变成AB/AC/BC/ABC),那样就会造成系统内新的矛盾,从而不断重复以上的扩展放大的过程,很快就会到达第三步,涉及的部门会继续增大。如此恶性循环,越来越多的部门卷入其中,就会产生越来越多的矛盾,最后形成整个公司的协调困难和运营效率大幅下降。
  
  由以上的分析我们可以看到:“部门协调无小事”,任何小的协调不畅,都可能引发整个公司的协调危机。因此,如何从制度层面上减少这种情况发生,是职能型组织面临的一个重大挑战。解决这个问题,我们通常的答案是界定部门职责,并且一定是将横向的协作关系界定清楚,即要明确任务中每个部门在其中的角色与权责。只有经过这样横向的权责分析,才能真正将部门责任界定清晰。一般情况下,一项任务或活动中各部门关系如下图所示:
 
 
 
 
  【以上资料均属节选、详文请阅览印刷制品】
 
 

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